Có rất nhiều yếu tố cần quan tâm để tổ chức một buổi hội thảo thành công, như: nội dung chương trình, đón tiếp, lễ tân, khách mời, tài liệu... Xong, một phần quan trọng không thể bỏ qua là trang thiết bị phụ trợ cho buổi hội thảo.
Nếu như những trang thiết bị trong phòng tổ chức hội thảo không đầy đủ và đảm bảo chất lượng, rất dễ khiến chương trình bị ngừng trệ. Hoặc phải thay đổi phương pháp tiến hành theo hướng không mong muốn. Dưới đây là những vấn đề về trang thiết bị phòng hội thảo mà bạn cần lưu ý.
Để tổ chức buổi hội thảo thành công cần đặc biệt quan tâm đến vấn đề trang tiết bị
Âm thanh, ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng đầu tiên của một phòng tổ chức hội thảo. Trước khi tổ chức chương trình bạn luôn phải lưu ý xem nguồn đèn điện trong phòng đã đảm bảo đủ độ sáng hay chưa. Màu sắc của đèn hay khả năng thay đổi màu sắc, độ sáng ra sao.
Các thiết bị loa, âm ly, micro có được kết nối hay không? Âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính như thế nào? Micro nói có rõ không, không dây hay có dây? Đó đều là những yếu tố quan trọng để buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ.
Máy chiếu, màn chiếu, bút slide
Để thuyết trình về một nội dung của buổi hội thảo, gần như bắt buộc phải dùng đến máy chiếu, màn chiếu. Để hình ảnh hiển thị tốt nhất, máy chiếu của phòng hội thảo phải có độ tương phản và độ phân giải cao. Độ tương phản và phân giải càng cao thì hình ảnh hiển thị càng sắc nét. Độ sáng của máy chiếu cũng là một phần rất quan trọng. Cổng kết nối thì nên là HDMI để có thể truyền tải hình ảnh lẫn âm thanh sắc nét nhất.
Máy chiếu, màn chiếu, bảng trắng phải được trang bị đầy đủ
Màn chiếu thì cần chú ý đến kích thước. Sau đó là độ linh động khi sử dụng, như là có thể cuốn lên buông xuống nhanh chóng hay không. Bút slide cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều để diễn giả cho chạy nội dung thuyết trình theo thời điểm mà mình mong muốn.
Bảng trắng, bút viết
Trong một số trường hợp bạn cần dùng đến bảng trắng để viết ra những diễn giải của mình trong nội dung thuyết trình. Hay là những ý kiến của khách mời tham dự hội thảo cũng cần được ghi ra để mọi người cùng nhìn thấy.
Bàn ghế
Tùy theo hình thức của chương trình hội thảo mà có cần dùng đến bàn ghế hay không. Bàn ghế cho diễn giả, bàn ghế cho khách mời. Nếu cần sử dụng đến bàn ghế, chúng phải đáp ứng những nhu cầu như: sạch sẽ, trang trọng, lịch sự, mới và đẹp; ghế cần có sự êm ái nếu như buổi hội thảo diễn ra thời gian dài. Độ cao của bàn ghế cũng phải phù hợp với tiêu chuẩn vóc dáng con người.
Hoa, cây cối
Không gian của buổi hội thảo sẽ trở nên thân thiện và gần gũi hơn khi được trang hoàng bởi những chậu hoa nhựa nhỏ, hay những cây xanh xinh xắn. Hoa và cây cối sẽ làm giảm cảm giác nặng nề, giúp cho khách mời của bạn được thư giãn. Cây xanh trong phòng hội thảo cũng tạo ra một nguồn oxy tự nhiên, khi mà nơi đây tụ tập lượng người khá đông.
Bàn ghế nên được setup linh hoạt để phục vụ cho buổi hội thảo
Điều hòa, wifi
Điều kiện thời tiết ở Hà Nội thay đổi theo mùa. Khi tổ chức hội thảo bạn nên chọn loại phòng có điều hòa hai chiều, phù hợp với mọi loại thời tiết.
Wifi tốc độ cao cũng rất quan trọng trong việc kết nối các thiết bị, tìm kiếm thông tin, chia sẻ dữ liệu. Một hội thảo có khoảng 50-100 người cũng cần có hệ thống wifi đáp ứng đủ cho từng ấy nhu cầu. Vừa để cập nhật thông tin tài liệu, lại có thể giúp khách mời của bạn dễ dàng check in trên mạng xã hội. Từ đó buổi hội thảo của bạn sẽ có được tiếng vang.
Nếu như bạn đang thắc mắc không biết tìm kiếm phòng tổ chức hội thảo ở đâu đáp ứng đầy đủ những yêu cầu ở trên, hãy đến với Novaedu. Tại Novaedu có hệ thống phòng ốc hiện đại, trang trọng, nhưng vẫn giúp cho bạn tiết kiệm được chi phí.
Để liên hệ và đặt thuê phòng, hãy gọi ngay tới số điện thoại: 0961292020, hoặc tuy cập website: http://chothuephongdaotao.com.
Tiểu Thanh
