Theo đó, thời gian qua, các sở, ban, ngành; UBND các quận, huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn đã thực hiện tốt việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố; qua đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí gửi nhận văn bản, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, phát triển chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số; nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành của các cấp chính quyền.
Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên hệ thống, nhất là việc tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử tại UBND các xã, phường, thị trấn còn hạn chế; một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện ký số cá nhân và cơ quan đúng quy định, tỉ lệ ký số văn bản chưa cao, chưa đạt mục tiêu đề ra.
UBND Tp. yêu cầu các cơ quan, đơn vị tập trung triển khai, thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả để hoàn thành các nội dung, mục tiêu và chỉ tiêu của Trung ương và thành phố về xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
Từ đó thành phố đặt ra mục tiêu cụ thể: 100% các cán bộ, công chức, viên chức được trang bị chữ ký số chuyên dùng Chính phủ phục vụ công tác xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
100% hồ sơ công việc tại các sở, ban, ngành; 95% hồ sơ công việc tại UBND các quận, huyện, thị xã; 80% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật Nhà nước).
100% các văn bản hành chính, hồ sơ của các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố được số hóa và luân chuyển, trao đổi thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố, kết nối trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan, đơn vị bên ngoài thành phố; khuyến khích việc xử lý các văn bản, công việc có tính chất nội bộ của đơn vị trên hệ thống.
Việc tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản điện tử tại UBND các xã, phường, thị trấn còn hạn chế (Ảnh minh họa).
Để đạt được các mục tiêu trên, Hà Nội đặt ra lộ trình thực hiện gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1 (trong Quý III/2023): Triển khai ứng dụng chữ ký số người có thẩm quyền (là lãnh đạo các cơ quan, đơn vị) đối với các loại văn bản gồm: Quyết định (trừ các Quyết định do Chủ tịch UBND Tp, các Phó Chủ tịch UBND Tp. ký); quy định; quy chế; thông báo; tờ trình; kế hoạch; giấy mời; tài liệu phục vụ họp; công văn xin ý kiến; giấy giới thiệu; giấy biên nhận hồ sơ; văn bản sao y; các loại báo cáo định kỳ, chuyên đề, đột xuất...
Giai đoạn 2 (từ Quý III/2023- Quý IV/2023): Triển khai ứng dụng chữ ký số người có thẩm quyền đối với các loại văn bản còn lại (trừ loại văn bản mật); triển khai ứng dụng chữ ký số người có thẩm quyền là Lãnh đạo UBND Tp. đối với các loại văn bản hành chính thuộc thẩm quyền của UBND Tp., Ban Cán sự đảng UBND Tp. (trừ hồ sơ một cửa).
Giai đoạn 3 (từ năm 2024): Toàn bộ các văn bản phát hành của Ban cán sự đảng UBND Tp., Lãnh đạo UBND Tp. và lãnh đạo các cấp ứng dụng chữ ký số người có thẩm quyền tuân thủ đúng các quy định tại Quyết định UBND Tp.
UBND Tp. yêu cầu lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện Kế hoạch này đến cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình; chỉ đạo trực tiếp việc xây dựng kế hoạch chi tiết, xác định thời gian thực hiện cụ thể đến từng nội dung công việc;
Gương mẫu trong quản lý, sử dụng chữ ký số cá nhân phê duyệt các hồ sơ, văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng; định kỳ hàng tháng báo cáo kết quả thực hiện gửi về Văn phòng UBND Tp. để tổng hợp theo quy định.
